Аудит проектных организаций

Проектные организации занимают особое место в процессе строительства. От качества подготовки проектной документации напрямую зависит весь цикл последующих работ. Аудит проектных организаций необходим для гарантии качества работ во всех взаимосвязанных цепочках: в работах строителей, поставщиков материалов и оборудования, изготовителей строительной продукции, монтажников.

Основная цель системы качества проектной организации заключается в обеспечении высокого качества проектных решений. Для этого в организации необходимо создать эффективную систему управления информацией и данными, выстроить систему взаимодействия между разработчиками проектных решений, обеспечить адекватный контроль результатов проектирования. Аудит проектных организаций в большей степени направлен именно на эти элементы системы.

Объектом аудита проектных организаций является система управления. Как правило, для большинства проектных организаций создавать отдельную систему управления проектом (как для строительных организаций) не требуется. Управление проектированием обеспечивается действующей системой качества организации.

В зависимости от вида, аудит проектных организаций делает акцент на тех или иных достигнутых результатах системы качества:

единые принципы управления проектированием. Они в большей степени проверяются в ходе аудита третьей стороны ( сертификационный аудит). Результатом построения системы качества является создание и применение единых принципов управления проектированием на основе требований системы качества (например, на основе стандарта ИСО 9001);

управление проектированием в рамках конкретного задания на проектирование. В этом случае аудит проектных организаций проверяет адекватность управления проектированием. Такой аудит (аудит второй стороны) должен проводить заказчик проектных работ;

применение единых принципов управления проектированием к каждому из проектов. Система качества может считаться внедренной и действующей, если разработанные единые принципы управления проектированием применяются повсеместно ко всем работам проектной организации. Наиболее полно это можно проверить в ходе внутреннего аудита (аудита первой стороны).

Особенности аудита проектных организаций

Аудит проектных организаций обладает рядом особенностей, которые связаны с управлением проектными работами в рамках строительных проектов. В наибольшей степени эти особенности проявляются при одностадийной схеме проектирования, т.к. она предусматривает практически одновременное выполнение работ по строительству и проектированию. Все изменения в проекте должны оперативно выполняться на строительной площадке и наоборот, изменения на площадке, должны быть оперативно учтены в проектных решениях.

К основным особенностям аудита проектных организаций относятся:

учет условий неопределенности выполнения работ. Современные условия строительства часто заставляют начинать проектировать, имея только минимальных набор исходных данных. Недостающие данные собираются уже по ходу проектирования. В такой ситуации для обеспечения качества проектных решений обязательным условием является применение опыта предыдущих проектов. Аудит строительных организаций должен учитывать условия неопределенности, в которых работают проектировщики;

тесная взаимосвязь со строительной площадкой. Проектная документация может изменяться в зависимости от условий работ на строительной площадке. Поэтому проектировщики должны постоянно быть в курсе всех изменений, которые происходят в строительных работах. Аудит проектных организаций должен проверять взаимодействие проектировщиков и исполнителей строительных работ;

внешняя экспертиза проектных решений. В большинстве строительных проектов нет возможности проверить соответствие принятых проектных решений предполагаемому назначению объекта. В такой ситуации проверка проектных решений ложится на экспертные организации. Аудит проектных организаций должен учитывать эту особенность подтверждения качества проектных решений;

распределенная разработка проектных решений. Над различными частями проекта могут работать несколько проектировщиков или проектных организаций. Каждый из них может иметь свою специализацию и разрабатывать только отдельную часть проекта. При этом всегда должна сохраняться целостность проектного решения. Аудит проектных организаций должен учитывать методы взаимодействия и проверки целостности разрабатываемых проектных решений;

ограничения производства и применяемые материалы. В ходе проектирования проектировщики ориентируются на определенные технологии выполнения работ или материалы. Это ограничивает выбор подрядных организаций по строительству или поставщиков оборудования и материалов. Эта особенность должна учитываться, когда аудит проектных организаций выполняется для прослеживания всей цепочки работ: от получения задания на проектирование до сдачи законченного строительством объекта.

Ключевые элементы аудита проектных организаций

В ходе аудита проектной организации со стороны органа по сертификации (аудит третьей стороны) проверяется соответствие системы качества требованиям стандарта (например, ИСО 9001). Такой аудит оценивает возможности организации управлять проектированием в соответствии с требованиями.

Аудит проектных организаций третьей стороной в качестве ключевых элементов должен учитывать:

порядок организации и управления проектными работами. Одним из факторов обеспечения качества проектных решений является четкое распределение обязанностей и задач между участниками проектирования. Аудит проектных организаций должен проверять, каким образом осуществляется назначение ответственных за работы, как осуществляется планирование и контроль работ;

порядок управления данными и документацией. В условиях часто меняющихся данных, важным элементом качества работ становится документирование и управление информацией. Аудит проектных организаций должен проверять адекватность методов управления документацией и данными, которые применяет проектная организация;

результативность взаимодействия с органами экспертизы и надзора. Экспертиза и надзор за реализацией проектных решений являются элементами валидации и верификации проекта. Результативность прохождения экспертиз характеризует качество подготовки проектных решений и соответственно, эффективность работы системы качества. Аудит проектных организаций должен учитывать замечания внешних экспертиз и надзорных органов;

порядок управления изменениями проекта. Изменения в проекте могут происходить как за счет изменения исходных данных или требований заказчика, так и за счет изменений в ходе производства работ. Эффективность управления изменениями существенно влияет на качество проектных решений. Аудит третьей стороны должен учитывать методы управления изменениями, которые применяет организация.

Аудит проектных организаций со стороны заказчика (аудит второй стороны) в основном направлен на проверку требований проектного задания в проектных документах. Такой аудит главной целью ставит оценку управления проектированием по конкретному проекту.

Ключевые элементы, которые должен учитывать аудит проектных организаций в этом случае, включают в себя:

методы получения, обработки и анализа исходных данных. Все исходные данные должны документироваться и проверяться на полноту и достаточность. Методы получения и обработки данных могут изменяться в зависимости от проектируемого объекта. Поэтому аудит со стороны заказчика должен проверять применимость выбранных методов сбора, обработки и анализа данных к условиям конкретного проекта;

методы контроля качества проектных решений. Контроль качества проектных решений обеспечивает сокращение издержек на последующих стадиях реализации строительного проекта. Аудит проектных организаций должен принимать во внимание систему контроля, используемую проектной организацией. При этом необходимо проверять результативность контроля по отношению к конкретному проекту;

организация взаимодействия участников проектирования. Реализация проектного задания, как правило, предусматривает привлечение к работам нескольких участников (как отдельных лиц, так и организаций). Эффективная система взаимодействия участников необходима для оперативной передачи данных и принятия согласованных проектных решений. Аудит проектных организаций со стороны заказчика должен проверять взаимодействие по всей цепочке передачи данных – от заказчика к проектировщикам, и от проектировщиков к строительным организациям и поставщикам материалов и оборудования;

соответствие требованиям контракта и нормативным документам. Проектирование строительного объекта всегда связано с применением большого количества нормативной документации (СНиПы, ГОСТы, стандарты СРО, регламенты). В ходе аудита со стороны заказчика необходимо обращать внимание на методы проверки соответствия нормативным документам (наличие нормоконтроля, внешних и внутренних экспертиз, анализов этапов проектирования).

Аудит проектных организаций первой стороной (внутренний аудит) проверяет применение требований стандартов качества к работе организации в целом, а также применение процедур и правил системы качества к каждому проекту. Внутренний аудит оценивает не просто соответствие требованиям системы качества или проектного задания при управлении проектированием (как аудит третьей или второй стороны), а еще и эффективность управления.

Ключевые элементы, которые должен учитывать внутренний аудит проектных организаций в этом случае, включают в себя:

исполнение планов. Эффективное управление проектированием напрямую связано с исполнением планов по организации в целом и по каждому отдельному проекту. Внутренний аудит проектных организаций должен обращать внимание на исполнение планов, их адекватность и актуальность;

результативность взаимодействия. В ходе внутреннего аудита проводится оценка не только внешних взаимодействий (с заказчиком, смежными организациями и подрядчиками), но и внутреннее взаимодействие по обеспечению нормального исполнения проектов. Аудит проектных организаций должен учитывать результативность взаимодействия между проектными группами и между службами обеспечения;

распределение работ между участниками проектных групп. Этот элемент напрямую связан с реализацией планов. Распределение работ должно осуществляться в соответствии с уровнем подготовки и компетенции исполнителей (как внутри организации, так и внешних исполнителей). Аудит проектных организаций должен проверять принципы выбора исполнителей для работ на уровне всей организации и конкретные критерии выбора для каждого из проектов;

результативность системы контроля. Контроль результатов проектирования осуществляется не только на наличие ошибок в чертежах, расчетах и сметах. Система контроля должна включать проверку целостности и совместимости решений, создаваемых разными участниками проектирования. Аудит проектных организаций должен учитывать вид ошибок, выявляемых в ходе проектирования, а также этапы, на которых они выявляются;

методы управления знаниями. Для проектной организации одним из ключевых элементов эффективной системы управления проектированием является управление знаниями. Опыт предыдущих проектов существенно сокращает время проектирования и снижает количество ошибок в работе. Внутренний аудит проектных организаций должен оценивать доступность этих знаний и степень их применения в текущих проектах организации.

Указанные выше ключевые элементы аудита проектных организаций не являются исчерпывающими. Помимо этих элементов не стоит забывать и про формализованные требования системы качества (в частности, требования стандарта ИСО 9001 и требования конкретных контрактов). Приведенные элементы отражают специфику работы проектных организаций, которая не может быть представлена в общих требованиях к системам качества.