Управление документацией. Пример процедуры

Процедура № 01-ДП

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для управления документацией системы менеджмента качества компании "KPMS".

2. Область применения

Действие данной процедуры распространяется на документацию системы менеджмента качества.

Применение процедуры относится к документам на бумажном и электронном носителе.

Выполнение процедуры является обязательным для всех сотрудников компании.

3. Нормативные ссылки

ИСО 9001:2008 - "Система менеджмента качества. Требования."

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Типовая форма – документ, в который вносятся данные, требуемые системой менеджмента качества. Документ может быть на бумажном и электронном носителе.

Применяемые сокращения:

ДП – документированная процедура

СМК – система менеджмента качества

Условные обозначения:

Значки

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Документация системы качества включает следующие виды документов:

  • Руководство по качеству;
  • Документированные процедуры системы качества;
  • Рабочие инструкции;
  • Типовые формы документов и записей по качеству.

Система обозначений документов СМК должна включать номер документа, сокращенное обозначение типа документа, его название.

Типы документов СМК:

  • Документированная процедура – ДП;
  • Рабочая инструкция – РИ;
  • Руководство по качеству – РК;
  • Типовая форма – ТФ.

Каждый документ системы качества должен иметь версию. Версия на документах обозначается двумя цифрами - 01, 02 и т.д. Первая версия документа указывается на вновь разрабатываемом документе. При изменении документа изменяется номер версии документа.

5.2 Структура документов системы качества

Структура руководства по качеству должна включать следующие разделы:

1. Введение – в данном разделе представляется описание организации, виды деятельности и организационная структура компании.

2. Термины и определения – в данном разделе представляются термины и определения, применяемые в руководстве по качеству.

3. Нормативные ссылки – в данном разделе указываются номера и названия нормативных документов, на которые даются ссылки в тексте руководства по качеству.

4. Система менеджмента качества – в данном разделе представляется описание системы менеджмента качества. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 4 стандарта ИСО 9001:2008.

5. Ответственность руководства – в данном разделе указывается выполнение требований стандарта ИСО 9001:2008 по ответственности руководства. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 5 стандарта ИСО 9001:2008.

6. Менеджмент ресурсов – в данном разделе представляется информация по реализации требований стандарта ИСО 9001:2008, связанных с управлением ресурсами. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 6 стандарта ИСО 9001:2008.

7. Процессы жизненного цикла продукции – в данном разделе представляется информация по выполнению требований стандарта ИСО 9001:2008, связанных с управлением процессами жизненного цикла продукции. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 7 стандарта ИСО 9001:2008.

8. Измерения, анализ и улучшения – в данном разделе представляется информация по выполнению требований стандарта ИСО 9001:2008, связанных с проведением измерения, анализа и улучшения системы менеджмента качества, процессов компании и работ (услуг) компании. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 8 стандарта ИСО 9001:2008.

При необходимости руководство по качеству может содержать приложения.

Структура документированных процедур СМК должна включать следующие разделы:

1. Назначение – в данном разделе однозначно и понятно излагается цель составления документа.

2. Область применения – в данном разделе указывается совокупность объектов (подразделения, процессы, сотрудники), на которые распространяется процедура.

3. Нормативные ссылки – в данном разделе указываются все нормативно-технические документы, регламентирующие выполнение требований при разработке документированной процедуры или на которые есть ссылки в процедуре.

4. Термины, сокращения и условные обозначения – данный раздел содержит перечень применяемых в процедуре сокращений, понятий, условных обозначения и терминов, с необходимой расшифровкой и пояснениями.

5. Описание процесса – в данном разделе представляется подробное описание выполнения требований по управлению процессом. Раздел может быть структурирован по подразделам, в зависимости от назначения процедуры.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка – данный раздел должен содержать указания, каким образом производить рассылку, хранение, внесение изменений в документированную процедуру.

7. Приложения – данный раздел создается при необходимости.

Структура рабочих инструкций должна включать следующие разделы:

1. Назначение – в данном разделе однозначно и понятно излагается цель составления документа.

2. Область применения – в данном разделе указывается совокупность объектов (процессы, организационные единицы), на которые распространяется действие инструкции.

3. Термины, сокращения и условные обозначения – данный раздел содержит перечень применяемых в инструкции сокращений, понятий, условных обозначения и терминов, с необходимой расшифровкой и пояснениями.

4. Описание выполнения операций - в данном разделе представляется пошаговое выполнение операций процесса. Раздел может быть структурирован по подразделам, в зависимости от назначения инструкции.

Структура типовых форм документов и записей по качеству определяется их назначением.

5.3 Схема управления документацией системы качества

Схема процесса управления документацией системы качества применима ко всем видам документов системы качества.

Схема процесса

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригиналов бумажных версий документов системы качества осуществляется в службе качества.

Хранение электронных версий документов осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей документации системы качества производится Менеджером по качеству. Срок хранения архивных документов установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивных документов они уничтожаются.

Рассылка бумажных версий документов осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в документацию осуществляет ответственный за пересмотр и актуализацию документа.