Выбор поставщиков

Выбор поставщиков - это часть процесса закупок, в результате которой организация выявляет наиболее приемлемых поставщиков ресурсов, необходимых для своей деятельности. В этом определении следует выделить слово «приемлемых», т.к. любой выбор – это всегда компромисс между ценой, качеством и временем поставок ресурсов. Процесс выбора поставщиков играет решающую роль в результативности закупок.

В современных условиях компании становятся все более зависимыми от поставок материалов, ресурсов, услуг или процессов со стороны внешних организаций. Основной целью выбора поставщиков является снижение риска остаться без ресурсов, необходимых для работы организации.

Система качества устанавливает ряд требований к процессу выбора поставщиков. Одним из главных требований является требование многокритериальной оценки каждого поставщика.

Однако такая оценка часто вызывает трудности у организаций. В первую очередь это трудности с формированием критериев оценки, выбором методов обработки результатов оценки, принятием решений на основе многокритериальной оценки. Эти трудности могут быть преодолены, если сотрудники организации четко представляют, как должен быть организован процесс выбора поставщиков, какие виды критериев существуют, и какие методы могут применяться по отношению к каждому из видов критериев.

Процесс выбора поставщиков

Стандарт ИСО 9001:2015 не навязывает определенный порядок выполнения процесса выбора поставщиков. Все организации разные, поэтому универсального процесса не существует. Для одной организации процесс выбора поставщиков может представлять собой простой набор действий без детального документирования операций процесса. Для другой - этот процесс может превратиться в очень сложную структуру, где каждый шаг процесса регулируется многочисленными правилами и требованиями. Но и в том, и в другом случае процесс выбора поставщиков будет иметь общие шаги.

Основные шаги процесса выбора поставщиков:

• инициирование выбора поставщиков. Необходимость выбора поставщиков может возникнуть на основании прогноза потребностей организации. Потребности могут быть регулярными (например, выпуск продукции) или разовыми (обновление парка оборудования);
• формирование ключевых требований к поставщикам. Требования формируются на основании прогноза потребностей организации. Эти требования могут варьироваться в зависимости от вида закупок (материалы, услуги, процессы и т.п.);
• определение стратегии закупок. Стратегия может предполагать закупку у отечественных или зарубежных поставщиков, привлечение одного или нескольких источников поставок, ориентацию на краткосрочные или долгосрочные контракты с поставщиками и т.п.;
• формирование предварительного списка поставщиков. Этот шаг зависит от различных источников информации (требований к продукции, требований к поставщикам, стратегии закупок, условий работы организации, наличия требуемых ресурсов на рынке и т.д.);
• предварительный отбор поставщиков. Из всего списка возможных поставщиков отбираются наиболее приемлемые для поставок требуемых ресурсов. Общее число поставщиков сокращается до небольшого списка, который будет использоваться для детальной оценки;
• разработка критериев оценки. Критерии оценки подбираются в зависимости от вида закупок и требований к поставщикам. На основании этих критериев определяются методы выбора поставщиков;
• определение метода оценки и выбора поставщиков. Оценка и выбор поставщиков могут проводиться с использованием многих методов, включая оценку информации о поставщиках, сравнительный анализ поставщиков, использование списка предпочтительных поставщиков, оценка продукции поставщиков, посещение поставщиков и т.п.
• выбор поставщиков и заключение договоров. Это последний шаг процесса выбора поставщиков. Он предполагает документальное оформление всех требований к поставке, условий работы и ответственности сторон.

Процесс выбора поставщиков является наиболее важным этапом в управлении закупками. Поэтому, вне зависимости от степени формализации, он должен выполняться в любой организации.

Критерии выбора поставщиков

Традиционный и самый простой подход к выбору поставщиков заключается в том, чтобы выбрать поставщика только на основании цены. Однако этот подход создает множество проблем на дальнейших этапах работы. Как правило, сэкономить за счет низкой цены у компаний все равно не получается, так как низкая цена не гарантирует качество и стабильность поставок. Компании вынуждены переходить к комплексной, многокритериальной оценке поставщиков.

Все критерии выбора поставщиков могут быть разделены на две большие группы:

• количественные критерии. Позволяют оценить поставщика на основании некоторого набора числовых данных (цена, время работы, объем производства и т.п.);
• качественные критерии. Позволяют оценить поставщика на основании эмпирических данных (отзывы о работе, наличие доставки, репутация и т.п.).

Внутри этих групп может существовать множество подгрупп критериев, связанных с определенными аспектами деятельности поставщика.

Наиболее часто применяемые подгруппы критериев выбора поставщиков:

качество - способность поставщика выполнить требования к качеству. Они могут включать в себя характеристики качества как самого продукта так и работы поставщика;

доставка - способность поставщика соблюдать установленные требования по доставке, которые включают в себя время выполнения заказа, срок поставки, управление возвратом, местоположение, транспортировку и т.п.;

история работы - история поставщика в финансовой, экономической, социальной, организационной и др. сферах;

гарантии и претензионная работа - наличие обязательств поставщика по ремонту или замене продукции, переделке работ (услуг) если это необходимо, в течение указанного срока, а также компенсации за возможный ущерб или страховой случай;

производственная мощность - объем продукции или услуг, которые могут быть произведены поставщиком с использованием имеющихся ресурсов;

цена - ценовые критерии, которые включают в себя цену за единицу товара, условия ценообразования, курсы обмена, налоги, скидки и т.п.;

технологии и возможности - технологический потенциал поставщика и его способность применять новые технологии и инновационные методы работы;

стоимость - денежная оценка затраченных усилий, материалов, ресурсов, времени, понесенных рисков и упущенных возможностей при поставке товара или услуги;

взаимодействия - сложность обмена информацией между организацией и поставщиком, время реакции поставщика на запросы и точность предоставляемой информации;

репутация и положение в отрасли - рейтинг и репутация поставщика по отношению к конкурентам в той же отрасли;

управление и организация - набор показателей, связанный с организационной структурой поставщика, принципами управления, оперативностью принятия решений и т.п.;

обслуживание - способность поставщика провести техническое обслуживание, ремонт или восстановление поставляемых продуктов или предоставляемых услуг;

отношение - отношение поставщика во время контакта с ним, такое как вежливость, корректность, непредвзятость и т.п.;

факторы риска - характеристики, изменение которых может повлиять на стоимость закупки (обменный курс, процентная ставка и рыночная цена и т.п.);

инфраструктура - наличие у поставщика инфраструктуры для организации и контроля поставок;

трудовые отношения - отношения между руководством и рабочим персоналом поставщика. Нехватка персонала или забастовки могут сорвать поставки;

географическое положение - удаленность поставщика от организации, наличие филиалов, распределенной сети дистрибуции и т.п.;

надежность - надежность поставщика основывается на рекомендациях (отзывах покупателей), финансовой стабильности (капитал, годовой оборот), прошлых и нынешних деловых партнерах, организации деятельности и персонале, форме собственности и т.п.;

клиентоориентированность - способность поставщика обеспечить кастомизацию (размер, форма, цвет, дизайн, OEM-производство), минимальное количество заказа, коммуникацию (время отклика, информация, язык);

улучшение процессов - способность поставщика выявлять, анализировать и совершенствовать существующие бизнес-процессы внутри своей компании с целью оптимизации и соответствия новым требованиям или стандартам качества;

развитие продукта - способность поставщика модифицировать существующий продукт, его характеристики и свойства или разработать совершенно новый продукт, который удовлетворяет вновь определенным потребностям клиента или рыночным требованиям;

экологическая и социальная ответственность - способность поставщика нести ответственность за бережное использование природных ресурсов, минимизировать ущерб окружающей среде, заботиться о здоровье персонала и т.п.;

профессионализм - компетентность или навыки поставщика, связанные с его профессиональной деятельностью.

Выбор поставщика индивидуален, поэтому эти подгруппы необходимо детализировать на отдельные критерии, связанные с конкретной закупкой и условиями работы организации.

Методы выбора поставщиков

В соответствии с применяемыми критериями, методы выбора поставщиков разделяются на количественные и качественные.

Количественные методы предполагают сбор данных в числовой форме для оценки поставщика таким образом, чтобы данные о поставщике можно было классифицировать, ранжировать или измерить в некоторых единицах измерения.

Качественные методы носят исследовательский характер и используются для того, чтобы помочь в выработке четкого понимания способностей поставщика. Целью качественных методов является исследование, обнаружение и описание различных аспектов деятельности поставщика. В центре внимания качественных методов находится изучение нюансов, связанных с поставкой.

Количественные методы обычно более структурированы, чем качественные.

Существует много доступных методов выбора поставщиков, которые классифицируются по основным категориям и подкатегориям.

Наиболее часто применяются следующие методы выбора поставщиков:

• методы математической статистики (нечеткие множества, метод Монте-Карло);
• методы многокритериальной оценки (размерный анализ, метод аналитической иерархии, метод аналитических сетей, методика определения порядка предпочтения по сходству с идеальным решением, многокритериальное ранжирование, многокритериальная теория полезности);
• методы стоимостного анализа (расчет себестоимости по видам деятельности, общая стоимость владения);
• методы математического программирования (линейное программирование, многоцелевое линейное программирование, программирование целей);
• методы нейросетевого анализа (рассуждения на основе прецедентов, искусственная нейронная сеть);
• комбинация вышеуказанных методов.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки, поэтому организации необходимо использовать те методы, которые больше всего соответствуют ее потребностям и ожиданиям.

В интернет-магазине "Менеджмент качества" можно приобрести образец процедуры "Оценка и выбор поставщиков".

 

04.08.2023