Управление персоналом в СМК

Система менеджмента качества рассматривает персонал организации как один из ключевых видов ресурсов. От работы персонала зависит не только сама система качества, но и эффективность, работоспособность и благополучие организации в целом. Управление персоналом является ключевым элементом системы качества. Персонал организации задействован во всех процессах: от самых простых, до самых сложных и трудоемких. Чем эффективнее работает система управления персоналом, тем эффективнее будет работать организация.

Управление персоналом, с точки зрения стандарта ISO 9001:2015, это процесс обеспечения организации качественным персоналом для достижения необходимых результатов и удовлетворенности потребителей. Этот процесс включает в себя множество задач по мотивации, развитию, обучению, кадровому учету, планированию, анализу и оценке персонала.

Главное требование стандарта в отношении персонала заключается в том, чтобы каждый сотрудник, которому поручена та или иная работа, был компетентным, имел необходимое образование, подготовку, навыки и опыт для выполнения работы. На основании этого требования возникает ряд других взаимосвязанных требований.

Управление персоналом в СМК должно включать:

• определение необходимой компетентности персонала;
• обеспечение подготовки и обучения персонала;
• оценку результативности предпринятых мер по обучению и подготовке сотрудников;
• информирование и вовлечение персонала в достижение целей в области качества;
• ведение необходимых учетных записей об образовании, подготовке и опыте сотрудников.

Несмотря на то что число требований невелико, их реализация на практике может являться объемной и трудоемкой задачей. Для выполнения требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) могут быть привлечены не только сотрудники отдела кадров или службы персонала, ответственные за управление персоналом, но и руководители всех звеньев организации, а также и рядовые сотрудники.

Хотя стандарт ISO 9001:2015 не требует создания специальных процедур и документов по управлению персоналом, необходимость в документировании этого процесса все равно возникает. Связано это с тем, что, во-первых, выполнение требований затрагивает многие функции системы управления персоналом в СМК, во-вторых, сама реализация функций управления персоналом порождает ряд документов, необходимых для учета выполненных действий (например, те же самые записи об образовании и подготовке сотрудников).

Задачи управления персоналом в СМК

В системе менеджмента качества задачи управления персоналом вытекают из состава требований, которые должны быть реализованы в организации при внедрении СМК. Эти задачи являются неотъемлемой частью системы управления персоналом организации.

К составу таких задач относятся:

• определение и оценка требований к выполнению работы. Чтобы назначить персонал на выполнение работы, необходимо понимать уровень сложности этой работы. Некоторые виды работ требуют очень серьезной подготовки и большого практического опыта исполнителей. Другие работы могут выполняться без специальной подготовки. Весь состав работ должен быть определен, а требования к квалификации исполнителей установлены документально. Как правило, для этих целей используют должностные инструкции, положения о подразделениях или квалификационные матрицы. В данном случае задачи управления персоналом пересекаются с задачами по планированию и управлению бизнес процессами.
• оценка уровня подготовки и компетентности персонала. Уровень компетентности означает подтвержденную способность исполнителя выполнять свои обязанности в соответствии с требованиями к конкретной работе. Чтобы сотрудник мог исполнять свои обязанности качественно, в организации должна существовать система оценки уровня подготовки сотрудников. Эти задачи управления персоналом в СМК могут быть реализованы по-разному и для разных категорий сотрудников. При приеме на работу могут проводиться тестирования и собеседования с кандидатом. Для штатных сотрудников может проводиться ежегодная аттестация и т.п. Порядок действий и результаты оценки в системе качества должны быть документированы.
• назначение на работы персонала, имеющего достаточный уровень подготовки и квалификации. Чтобы поддерживать на должном уровне качество работ и развивать возможности организации, необходимо регулярно сопоставлять уровень подготовки персонала с текущими потребностями. Система управления персоналом должна предусматривать, чтобы привлечение исполнителей к работе осуществлялось только в том случае, если их уровень компетенции соответствует установленным требованиям. Назначение на работы (например, вступление в должность) должно документироваться, т.к. в данном случае затрагиваются требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015), связанные с ответственностью персонала. Как правило, для этого используются приказы по кадровому составу, подписи в должностных инструкциях, записи в различных журналах инструктажа.
• проведение обучения и подготовка персонала. Существующая подготовка персонала может не всегда соответствовать требованиям к выполняемой работе. В системе качества должна быть реализована процедура выявления потребности в обучении персонала и повышении его квалификации. Требования по обучению персонала связаны с рядом других требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) (управление рисками и корректирующие действия, внутренние аудиты, анализ СМК со стороны руководства), соблюдение которых позволяет выявлять потребности в обучении персонала. Порядок выявления потребности и проведение обучения желательно документировать.
• оценка результативности обучения персонала. Все действия, связанные с подготовкой персонала должны приводить к повышению квалификации сотрудников. Оценка результативности обучения является элементом обратной связи, которую должна предусматривать система управления персоналом в СМК. Она связана с подтверждением способности сотрудников выполнять работу, на которую их назначают. Результаты оценки должны быть задокументированы. Обычно, для этого используются различные свидетельства, сертификаты о подготовке, записи в карточках сотрудников и т.п.
• мотивация сотрудников к достижению поставленных целей. Одним из принципов системы качества является принцип вовлечения персонала. Существенной задачей, которую должна решать система управления персоналом, является задача стимулирования сотрудников к повышению качества своего труда. Методы стимулирования могут быть разные, как материальные, так и нематериальные. Важно, чтобы эти методы были понятны сотрудникам и были связаны с достижениями и результатами их труда.
• регистрация и ведение кадровой документации и документов по образованию, подготовке и квалификации сотрудников. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) требует, чтобы результаты подготовки персонала, сведения об образовании, квалификации и опыте были документированы. При этом, необходимо учитывать, что документироваться должны все сведения о подготовке, а не только официально выдаваемые сертификаты или дипломы. Например, любой инструктаж, с точки зрения СМК, также относится к вопросам подготовки персонала.

Как видно из приведенного состава задач, управление персоналом в системе менеджмента качества связано с такими элементами системы управления персоналом как кадровый учет и кадровое делопроизводство, мотивирование персонала, а также обучение и развитие персонала. Как правило, многие из этих элементов уже документированы в организациях. Система менеджмента качества вносит в процесс управления персоналом упорядоченность.

Документы управления персоналом

Многие из документов, которые включает в себя система управления персоналом, регламентированы законодательными нормативными актами и кадровым делопроизводством. Например, карточка формы Т-2, трудовые книжки (бумажные или электронные), журналы вводного инструктажа и пр. С точки зрения системы качества, эти документы относятся к документации, необходимой для эффективного планирования, управления и выполнения процессов. При внедрении СМК изменение или дополнение этих документов не требуется.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) требует регламентировать порядок действий, который влияет на управление персоналом. Одним из методов такой регламентации является составление процедур или карт процессов по управлению персоналом. Исходя из указных выше требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) по управлению персоналом в СМК и состава задач, обычно документируют процессы кадрового учета и кадрового документооборота, процессы обучения и подготовки персонала, а также процессы, связанные с мотивацией и стимулированием персонала. Эти процессы могут быть включены в один или несколько документов (например, процедуру «Управление персоналом», порядок проведения обучения и пр.).

По процессам кадрового учета и кадрового делопроизводства, как правило, документируют:

• планирование кадровых ресурсов и составление штатного расписания. Эти процессы связаны с требованиями по планированию и созданию системы качества, а также с требованиями по управлению ресурсами организации;
• прием и увольнение сотрудников, переводы на другую работу, учет и оформление отпусков и командировок. Система управления персоналом любой организации содержит эти процессы. Они напрямую влияют на оперативное планирование и производственную деятельность и связаны с требованиями стандарта по управлению процессами жизненного цикла.

По процессам подготовки и обучению персонала, как правило, документируют:

• порядок выявления потребности в обучении. Данный процесс связан с требованиями по управлению ресурсами, а также требованиями по планированию процессов жизненного цикла.
• аттестация персонала, проверка навыков, компетенций и квалификации сотрудников. Эти процессы связаны с требованиями стандарта по управлению ресурсами, а также требованиями по измерению, анализу и улучшению.

По процессам мотивации и стимулирования персонала, как правило, документируют:

• порядок материального стимулирования сотрудников. Этот процесс связан с требованиями стандарта по ответственности высшего руководства и обменом информацией.

На основании этих процедур и карт процессов могут создаваться документы, представляющие собой записи по качеству. Как правило, это квалификационные матрицы, должностные инструкции, журналы инструктажа, планы подготовки и обучения, заявки на подбор персонала и пр.