Управление предупреждающими действиями. Пример

Процедура № 05-ДП

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству.

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура устанавливает порядок управления предупреждающими действиями в компании «KPMS».

2. Область применения

Требования данной процедуры распространяются на менеджеров проектов, сотрудников службы качества, владельцев процессов, высшее руководство компании «KPMS».

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

№06 – ДП «Внутренние аудиты»

№07 – ДП «Анализ СМК со стороны руководства»

№08 – ДП «Организация проекта»

№10 – ДП «Порядок проведения самооценки»

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации (ИСО 9000:2005).

Несоответствие - невыполнение требования (ИСО 9000:2005).

Применяемые сокращения:

ДП – документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества;

Руководитель СК – руководитель службы качества.

Условные обозначения:

Значки

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Предупреждающие действия в компании «KPMS» могут проводиться в отношении:

  • исполняемых проектов;
  • системы менеджмента качества.

Ответственность за проведение предупреждающих действий представлена в таблице.

Объект управления

Ответственный за проведение предупреждающих действий

Ответственный за оценку результативности предупреждающих действий

Проект

Менеджер проекта

Менеджер проекта, Исполнительный директор, Представитель заказчика

Система менеджмента качества

Руководитель службы качества

Уполномоченный по качеству

Регистрация и контроль выполнения предупреждающих действий по проекту осуществляется в программе качества проекта. Программу качества проекта разрабатывает менеджер проекта на основании оценки рисков проекта.

Регистрация и контроль исполнения предупреждающих действий по системе менеджмента качества осуществляется в плане предупреждающих действий.

Ответственным за ведение плана предупреждающих действий является уполномоченный по качеству.

Источниками информации для проведения предупреждающих действий являются:

- для проектов:

  • анализ рисков проекта (см. №08 – ДП «Организация проекта»);
  • протоколы еженедельных совещаний по проектам (см. №08 – ДП «Организация проекта»);
  • протоколы статусных совещаний по проектам (№08 – ДП «Организация проекта»);

- для системы качества:

5.2 Схема проведения предупреждающих действий в проектах

Предупреждающие действия в проектах осуществляются на оперативном уровне управления. Период проведения предупреждающих действий соответствует установленным периодам контроля состояния работ проекта – еженедельные совещания по проекту и статусные совещания по проекту.

В случае возможности возникновения несоответствий менеджер проекта указывает их в протоколе еженедельного, либо статусного совещания в графе «Потенциальные проблемы». При необходимости проведения предупреждающих действий эти действия указываются в графе «Принятые решения». Оценка результативности предупреждающих действий осуществляется при проведении последующих еженедельных, либо статусных совещаний по проекту.

Схема предупреждающих действий в проектах

Оценка эффективности предупреждающих действий в проекте осуществляется при завершении проекта. Оценку осуществляет исполнительный директор на основании достижения целевых показателей проекта.

5.3 Схема проведения предупреждающих действий в системе менеджмента качества

Предупреждающие действия в системе менеджмента качества осуществляются на тактическом и стратегическом уровне управления. Период проведения предупреждающих действий в системе качества соответствует периодам внутреннего аудита и анализа СМК со стороны руководства – один раз в пол года.

Ежегодно осуществляется самооценка деятельности компании. Результаты самооценки применяются для проведения предупреждающих действий совместно с данными внутренних аудитов и данных анализа работы СМК за год.

Схема предупреждающих действий в смк

Реализацию предупреждающих действий осуществляют исполнители, назначаемые уполномоченным по качеству. Ответственные исполнители указываются в плане предупреждающих действий. Ответственным за реализацию предупреждающих действий является руководитель службы качества.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.