Управление предупреждающими действиями. Пример

Процедура № 05-ДП

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству.

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура устанавливает порядок управления предупреждающими действиями в компании «KPMS».

2. Область применения

Требования данной процедуры распространяются на менеджеров проектов, сотрудников службы качества, владельцев процессов, высшее руководство компании «KPMS».

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

№06 – ДП «Внутренние аудиты»

№07 – ДП «Анализ СМК со стороны руководства»

№08 – ДП «Организация проекта»

№10 – ДП «Порядок проведения самооценки»

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации (ИСО 9000:2005).

Несоответствие - невыполнение требования (ИСО 9000:2005).

Применяемые сокращения:

ДП – документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества;

Руководитель СК – руководитель службы качества.

Условные обозначения:

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Предупреждающие действия в компании «KPMS» могут проводиться в отношении:

• исполняемых проектов;
• системы менеджмента качества.

Ответственность за проведение предупреждающих действий представлена в таблице.

Регистрация и контроль выполнения предупреждающих действий по проекту осуществляется в программе качества проекта. Программу качества проекта разрабатывает менеджер проекта на основании оценки рисков проекта.

Регистрация и контроль исполнения предупреждающих действий по системе менеджмента качества осуществляется в плане предупреждающих действий.

Ответственным за ведение плана предупреждающих действий является уполномоченный по качеству.

Источниками информации для проведения предупреждающих действий являются:

- для проектов:

• анализ рисков проекта (см. №08 – ДП «Организация проекта»);
• протоколы еженедельных совещаний по проектам (см. №08 – ДП «Организация проекта»);
• протоколы статусных совещаний по проектам (№08 – ДП «Организация проекта»);

- для системы качества:

• протоколы анализа СМК со стороны руководства (см. №07 – ДП «Анализ СМК со стороны руководства»);
• отчеты по внутреннему аудиту (см. №06 – ДП «Внутренние аудиты»);
• результаты самооценки (см. №10 – ДП «Порядок проведения самооценки»).

5.2 Схема проведения предупреждающих действий в проектах

Предупреждающие действия в проектах осуществляются на оперативном уровне управления. Период проведения предупреждающих действий соответствует установленным периодам контроля состояния работ проекта – еженедельные совещания по проекту и статусные совещания по проекту.

В случае возможности возникновения несоответствий менеджер проекта указывает их в протоколе еженедельного, либо статусного совещания в графе «Потенциальные проблемы». При необходимости проведения предупреждающих действий эти действия указываются в графе «Принятые решения». Оценка результативности предупреждающих действий осуществляется при проведении последующих еженедельных, либо статусных совещаний по проекту.

Оценка эффективности предупреждающих действий в проекте осуществляется при завершении проекта. Оценку осуществляет исполнительный директор на основании достижения целевых показателей проекта.

5.3 Схема проведения предупреждающих действий в системе менеджмента качества

Предупреждающие действия в системе менеджмента качества осуществляются на тактическом и стратегическом уровне управления. Период проведения предупреждающих действий в системе качества соответствует периодам внутреннего аудита и анализа СМК со стороны руководства – один раз в пол года.

Ежегодно осуществляется самооценка деятельности компании. Результаты самооценки применяются для проведения предупреждающих действий совместно с данными внутренних аудитов и данных анализа работы СМК за год.

Реализацию предупреждающих действий осуществляют исполнители, назначаемые уполномоченным по качеству. Ответственные исполнители указываются в плане предупреждающих действий. Ответственным за реализацию предупреждающих действий является руководитель службы качества.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.