Управление записями. Пример процедуры

Процедура № 02-ДП

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура устанавливает требования и правила управления записями по качеству компании «KPMS».

2. Область применения

Требования данной процедуры применимы ко всем записям (как на бумажном, так и на электронном носителе), создаваемым в ходе работы системы менеджмента качества.

Выполнение требований данной процедуры является обязательным для всех должностных лиц компании «KPMS».

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».

№ 05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделениях».

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (ИСО 9000:2005).

Документ - информация и соответствующий носитель (ИСО 9000:2005).

Применяемые сокращения:

ДП – документированная процедура

РИ – рабочая инструкция

СМК – система менеджмента качества

Условные обозначения:

в данной процедуре не применяются.

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Записи по качеству могут оформляться в соответствии с типовой формой (при ее наличии), либо в свободной форме.

Все поля, предусмотренные формой, должны быть заполнены. При отсутствии данных ставится прочерк.

Записи, выполняемые от руки, должны быть разборчивыми.

Записи идентифицируются, как минимум, за счет указания даты внесения и указания лица (Ф.И.О. и/или должность), внесшего запись.

Состав записей по качеству, форма их ведения и ответственные за создание записей по качеству представлены в таблице.

Форма ведения записи по качеству

Ответственный за создание записи

Пункт ИСО 9001:2008 и вид записей по качеству

Протокол анализа СМК

Уполномоченный по качеству

5.6.1 - анализ со стороны руководства

Данные кадрового учета

Сотрудник отдела кадров

6.2.2 (д) - сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте

Акт сдачи-приемки работ

Менеджер проекта

7.1. (г) - доказательства, что требования к процессам по выпуску конечной продукции выполнены

Лист согласования договора

Менеджер проекта

7.2.2 - результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа

Техническое задание на проект

Менеджер проекта

7.3.2 - входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции

Протокол еженедельного совещания по проекту

Менеджер проекта

7.3.4 - результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Подписи на проектных материалах

Менеджер проекта, представитель заказчика

7.3.5. - результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Подписи на проектных материалах

Менеджер проекта, представитель заказчика

7.3.6 - результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Протокол статусного совещания по проекту

Менеджер проекта, исполнительный директор KPMS, генеральный директор заказчика

7.3.7 - результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Протокол оценки поставщиков, утвержденный список поставщиков

Исполнительный директор KPMS

7.4.1. - результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок

Отметки в плане исполнения проекта

Менеджер проекта

7.5.3 - сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость

Извещение о потере данных

Менеджер проекта, исполнительный директор KPMS

7.5.4 - сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования

Не применяется

Не применяется

7.6 - результаты калибровки и поверки измерительного оборудования

Отчет по внутреннему аудиту

Ведущий аудитор

8.2.2 - результаты внутренних аудитов и последующие действия

Акт сдачи приемки работ

Генеральный директор

8.2.4 - сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции

Протокол статусного совещания по проекту

Менеджер проекта, исполнительный директор KPMS, генеральный директор заказчика

8.3 - характер несоответствий и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки

План корректирующих и предупреждающих действий

Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству

8.5.2 - результаты корректирующих действий

План корректирующих и предупреждающих действий

Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству

8.5.3 - результаты предупреждающих действий

 

5.2 Хранение и защита записей по качеству

Хранение записей по качеству осуществляют должностные лица, ответственные за их создание. Срок хранения записей определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Хранение записей на бумажном носителе осуществляется в соответствии с действующим порядком ведения документации в подразделениях (см. № 05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделениях»).

Все записи, ведение которых осуществляется в электронном виде, должны сохраняться на сервере компании.

Записи, которые ведутся в электронном виде защищаются от несанкционированных изменений посредством ограничения доступа. Ответственным за определение прав доступа к данным, регистрируемым в электронном виде, является Уполномоченный по качеству.

Защита от потери данных на электронном носителе предусматривает еженедельное резервное копирование данных. Ответственным за резервное копирование данных является системный администратор.

5.3 Восстановление записей по качеству

Восстановление записей по качеству осуществляется в случае их утраты. Ответственным за восстановление записей является должностное лицо, ответственное за их создание.

Записи по качеству, хранящиеся на электронном носителе восстанавливаются из резервных копий. Ответственным за восстановление данных из резервных копий является системный администратор.

5.4 Изъятие из обращения записей по качеству

После окончания срока хранения записи изымаются ответственным за хранение и уничтожаются.

Записи в электронном виде перемещаются в электронный архив компании. Ответственным за архивирование данных является системный администратор.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.