Записи по качеству

Записи по качеству являются базой для анализа результативности и эффективности работы как системы качества, так и организации в целом. Это связано с тем, что этот вид документации системы качества предназначен для фиксации сведений о выполняемой работе.

В частности, записи по качеству предназначены:

  • для подтверждения соответствия выполненных работ, требованиям, предъявляемым к этим работам;
  • для подтверждения соответствия системы качества организации требованиям стандарта и собственным регламентирующим документам;
  • для подтверждения выполнения действий по измерению, анализу и мониторингу процессов;
  • для подтверждения развития и улучшения системы качества.

Исходя из указанного, видно, что записи по качеству могут использоваться организацией и для внешних целей и для внутренних. Для внешних целей записи по качеству используются тогда, когда необходимо подтвердить потребителю (заказчику), что работы выполняются в соответствии с требованиями, любые изменения или отступления от установленных требований учитываются и документируются. Для внутренних целей записи по качеству могут использоваться как основа системы управленческого учета.

Виды записей по качеству

Стандарт ИСО 9001:2008 определяет минимальный набор записей по качеству, который должна вести организация. По тексту стандарта такие виды записей отмечены ссылками на п.п. 4.2.4. В стандарте представлены названия только видов записей, а реализация записей по качеству (или названия документов, в которых эти записи ведутся) определяются самой организацией. Ниже представлены примеры записей по качеству.

Пункт ИСО 9001:2008

Требуемые стандартом виды записей по качеству

Пример реализации записей по качеству

5.6.1

Анализ со стороны руководства

Протокол анализа результативности СМК

6.2.2 (е)

Сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте

Сертификаты, аттестаты, данные кадрового учета

7.1 (d)

Доказательства, что требования к процессам по выпуску продукции и требования к продукции выполнены

Акт сдачи-приемки работ

7.2.2

Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа

Протокол анализа рисков, Согласующие подписи в заявке на подготовку договора

7.3.2

Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции

ТЗ, задание на разработку, проектирование

7.3.4

Результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Протоколы анализа необходимых стадий проекта, заключение по проекту, результаты экспертизы проекта

7.3.5

Результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Подписи на проектных материалах, замечания по проекту

7.3.6

Результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Акт приемки опытного образца, подписи на проектных материалах

7.3.7

Результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми

Протокол изменений, лист изменений

7.4.1

Результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок

Протокол оценки, утвержденный список поставщиков

7.5.2 (d)

Записи по валидации процессов производства и обслуживания

Разделы или пункты в технологических картах процессов, программах качества

7.5.3

Сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость

Маркировка, бирки

7.5.4

Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования

Извещение о браке, дефектная ведомость, акт списания в брак

7.6

Записи результатов калибровки и поверки

Свидетельство о калибровке, график поверки, паспорт на прибор

8.2.2

Результаты внутренних аудитов и последующие действия

Отчет об аудите, протоколы отклонений

8.2.4

Сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции

Накладные приёмки, акт приёмки ОТК, сертификат соответствия, подпись ответственного за выпуск продукции

8.3

Характер несоответствий и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки

Классификатор дефектов, карточки разрешений на отклонения, акт списания в брак, Протоколы контроля работ, Акт сдачи-приемки работ

8.5.2 (e)

Результаты корректирующих действий

Отметка в контрольной карточке, отметка в плане корректирующих действий

8.5.3 (d)

Результаты предупреждающих действий

Отметка в контрольной карточке, отметка в плане предупреждающих действий